Japas & Miyagi and Jones

Case beschrijving:
Al geruime tijd liep er een samenwerking tussen Miyagi & Jones en Japas met MPeople voor losse HR-projecten. Eind 2020 bleek na diverse gesprekken dat er bij beide bedrijven behoefte was aan een partner welke uitvoering wilde geven aan zowel de HR-administratie als de salarisverwerking van al het personeel.

De afgelopen jaren zijn beide bedrijven exponentieel gegroeid. Gevolg hiervan was dat de focus vooral lag op het aannemen en inzetten van personeel en de correcte administratieve verwerking daarvan met betrekking tot wet- en regelgeving.. Er was weinig tot geen ruimte voor procesverbetering, digitalisering en kostenbesparing binnen de HR-administratie.

Het proces:
Om in kaart te brengen waar optimalisatie en verbetering nodig was is MPeople begonnen met het inventariseren van de huidige processen, wie welke HR zaken uitvoerden en waar dit was ondergebracht. Hier is een Plan van Aanpak uitgekomen waarin al het bovenstaande inzichtelijk was gemaakt. Deze is vervolgens besproken met de opdrachtgever, waarna uitvoering kon plaatsvinden.

Alle bestaande (personeels)dossiers zijn gedigitaliseerd om vervolgens te worden gecompleteerd. Alle dossiers zijn vervolgens toegevoegd aan de portal van de opdrachtgever, zodat deze te allen tijde online kunnen worden geraadpleegd. Alle documentatie, zoals contracten, zijn gestandaardiseerd. Het proces voor het aannemen van personeel is inzichtelijk gemaakt (van opzet contract tot digitale handekening). In- en uitdiensttredingen worden door MPeople begeleid en aan- of afgemeld in de portal. Tevens is door MPeople de salarisadministratie volledig ingericht, wordt het verzuim opgepakt en worden alle andere (kleinere) administratieve verplichtingen uitgevoerd.

Op dit moment is het punt bereikt om bij alle lopende processen de nodige verbeteringen door te voeren. Zo wordt bijvoorbeeld het ziekteverzuim onder de loep genomen en wordt de urenregistratie geoptimaliseerd.

Reactie opdrachtgever:
“Het fijne aan de samenwerking met MPeople is het specialisme en de kennisvastlegging waar zij als team naar streven. Het ontbrak onze organisatie aan juridisch advies en de juiste begeleiding. Hierdoor was het verloningsproces omslachting en was er geen geïntegreerd systeem voor contracten. MPeople heeft dit gehele stuk van ons overgenomen en hoewel we in de opbouwende fase zitten, zij wij zeer te spreken over de vorderingen en de gang van zaken. We zijn op de goede weg!” 19 juli 2021